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3 ferramentas de produtividade para otimizar o dia a dia na empresa

A tecnologia é uma grande aliada quando o assunto é eficiência. Empresas, independentemente de seu porte ou mercado de atuação, têm utilizado ferramentas de produtividade para otimizarem o dia a dia do negócio.

Esses recursos tecnológicos conseguem auxiliar em atividades como comunicação entre equipes, compartilhamento de arquivos, armazenamento, segurança e, até mesmo, redução de custos.

Ficou interessado? Então, siga a leitura do post e conheça as principais ferramentas de produtividade e, assim, esteja preparado para tornar o trabalho do dia a dia mais simples e eficaz.

1. G Suite

O G Suite oferece soluções para armazenamento em nuvem, trabalho colaborativo e ferramentas de produtividade, além dos softwares e produtos desenvolvidos pela Google, como o Gmail, Hangouts e Agenda.

Esse pacote corporativo conta com alta capacidade de armazenamento e escalabilidade. A inovação, a segurança e a mobilidade para acesso em qualquer dispositivo também são características do produto e, sem dúvida, otimizam o dia a dia da empresa.

A possibilidade de ter profissionais trabalhando remotamente, em reuniões com o cliente via Hangouts ou mantendo contato com um lead são algumas das vantagens da ferramenta.

Saiba mais sobre alguns dos aplicativos que fazem parte do G Suite.

1.1. Google Drive

Imagine todos os arquivos da empresa armazenados em um só local, de maneira segura e, ainda, com facilidade de acesso. Colaboradores com permissão para isso, podendo consultá-los e até editá-los a partir de qualquer lugar.

O Google Drive é um serviço de armazenamento e sincronização feito para quem precisa criar, guardar e compartilhar todos os seus documentos na nuvem. Ele parte do princípio do trabalho colaborativo e da praticidade, afinal, seus usuários não precisam perder tempo se deslocando de um departamento a outro ou com intermináveis trocas de e-mails para conseguir um arquivo.

1.2. Google Docs, Sheets e Slides

Fica muito mais fácil modificar documentos, durante reuniões corporativas, quando todos os colaboradores podem ter acesso a eles ao mesmo tempo. Google Docs, Sheets e Slides são um processador de texto, uma planilha e um programa de apresentação que permitem isso.

Essas soluções são baseadas em computação em nuvem e no trabalho em colaboração. Os usuários com permissão de acesso visualizam e editam os documentos, planilhas e apresentações. As alterações são salvas automaticamente, com um histórico de revisões.

Assim, ao permitirem que diferentes pessoas trabalhem simultaneamente no mesmo documento, essas ferramentas aumentam a colaboração e a produtividade entre os membros da equipe.

Um funcionário não precisa mais esperar o outro terminar de trabalhar em um arquivo para que ele possa fazer as alterações necessárias. Dessa forma, o Google Docs, Sheets, Slides aceleram a velocidade de produção e de entrega, principalmente pela capacidade de mobilidade e sincronização em diferentes dispositivos.

1.3. Google Hangouts

Essa ferramenta do G Suite suporta conversas de texto, voz e vídeo com até 25 participantes, além de ser multiplataforma, isto é, independentemente do sistema operacional, funciona com qualidade tanto em dispositivos móveis quanto em desktops.

Vale ressaltar que reuniões externas costumam gerar altos custos para a empresa, além de comprometerem a produtividade dos profissionais, que passam horas em deslocamento. Uma videoconferência por Hangouts evita tudo isso.

Esse tipo de ferramenta pode beneficias, até mesmo, a comunicação interna, principalmente se a organização conta com filiais em outras cidades ou estados.

1.4. Google Forms

Essa é uma ferramenta que permite o levantamento de informações dos usuários por meio de um questionário personalizado. As informações são coletadas e automaticamente conectadas a uma planilha no Drive.

Entre os recursos adicionais projetados para uso comercial que só os assinantes do G Suite podem obter está o acesso a um histórico de revisões ilimitado.

1.5. Google Agenda

Essa ferramenta nada mais é do que uma agenda digital destinada a ajudar no controle do tempo e dos compromissos. Sendo assim, o Google Agenda possibilita um aumento da produtividade, principalmente graças a sua integração com outros serviços, como o Gmail.

A programação inteligente de eventos, um recurso disponível apenas para os assinantes G Suite, permite que o serviço encontre os melhores horários disponíveis e locais apropriados para realizar uma reunião com base nos horários de colegas de trabalho.

Como parte do G Suite, o Google Agenda vem com recursos adicionais projetados para uso corporativo, incluindo integração de calendário com o Google Sites, calendários públicos e migração fácil do Exchange, Outlook ou iCal e também de arquivos .ics e .csv.

2. Bloco de notas virtual

Lembra de quando você tinha que carregar um caderninho para anotar as boas ideias? Isso é coisa do passado. Agora, ferramentas como o Evernote permitem que se façam anotações a partir do celular, tablet ou computador. E o melhor: elas podem ser acessadas de qualquer lugar e em qualquer dispositivo, já que as informações são sincronizadas.

Se desejar, você ainda pode compartilhar determinados itens com outras pessoas, inclusive com a sua equipe de projeto. Também é possível salvar artigos, links para sites, fazer listas etc. Isso significa um aumento da produtividade nas atividades simples e rotineiras.

3. Sistema de gestão de relacionamento com o cliente

Um bom CRM (Customer Relationship Management) ajuda a empresa a conhecer melhor os seus clientes. Com isso, a companhia consegue oferecer a eles atendimento, produtos e serviços personalizados, o que fortalece a estratégia de vendas e, consequentemente, alavanca os números positivos da empresa.

Nesse sentido, os sistemas de gestão de relacionamento com o cliente são fundamentais, principalmente para elevar a produtividade das equipes de marketing e suporte. Com o uso dessas plataformas, o negócio passa a contar com um cadastro centralizado de leads e clientes, além do registro de todas as interações com eles, o que permite o acompanhamento do fluxo de vendas.

Enfim, independentemente do ramo de atuação ou do porte do seu negócio, as ferramentas de produtividade fazem a diferença, principalmente no que se refere a colaboração, segurança e redução de custos. Além disso, com a ajuda da tecnologia para otimizar as tarefas do dia a dia, você conseguirá se dedicar às questões estratégicas da companhia.

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